Účtovanie stravného v podvojnom účtovníctve
Dátum: 11. 10. 2024
Poskytovanie stravného pre zamestnancov je jednou zo základných povinností, ktoré Zákonník práce ukladá zamestnávateľom podľa zákona č. 31/2001 Z. z. Ide o významný benefit, ktorý nielenže podporuje zdravie zamestnancov, ale zároveň prispieva k zvýšeniu ich spokojnosti a motivácie. V súčasnosti sa čoraz viac zamestnávateľov snaží nájsť efektívne riešenia na zabezpečenie tejto povinnosti – medzi najpoužívanejšie možnosti patria gastrolístky, známe tiež ako stravné lístky, a moderné stravovacie karty.
Stravné môže byť poskytované rôznymi spôsobmi, pričom výber medzi gastrolístkami a stravovacími kartami má svoje špecifiká, ktoré sa premietajú aj do účtovného zobrazenia. Účtovanie stravného v podvojnom účtovníctve musí byť presné a systematické, aby bola zabezpečená súladnosť s legislatívou a správne zaznamenané náklady a záväzky spojené s poskytovaním tohto benefitu.
Povinnosť zabezpečiť stravné
Zákonník práce ukladá zamestnávateľovi povinnosť zabezpečiť stravovanie pre zamestnancov, ktorí pracujú dlhšie ako 4 hodiny denne.Na výber má niekoľko spôsobov, medzi ktoré patrí:
- zabezpečenie stravy vo vlastnej jedálni alebo inej zmluvnej jedálni,
- poskytovanie gastrolístkov,
- používanie stravovacej karty.
Od 1. marca 2021 má zamestnávateľ možnosť namiesto zabezpečenia stravy poskytnúť účelovo viazaný finančný príspevok na stravovanie, čo mu dáva dve alternatívy – buď zabezpečiť stravu, alebo poskytnúť finančný príspevok.
Podľa Zákonníka práce je zamestnávateľ povinný poskytovať príspevok na stravovanie vo výške:
- najmenej 55 % z ceny jedla,
- maximálne do výšky 55 % stravného poskytovaného pri pracovnej ceste v trvaní 5 až 12 hodín.
Minimálna hodnota stravovacej poukážky predstavuje od 1. septembra 2024 hodnotu 6,23 EUR. Bližšie sme sa zmene výšky stravného venovali v nedávnom príspevku.
Termín výplaty finančného príspevku na stravovanie
Zamestnávateľ má povinnosť zabezpečiť zamestnancom stravovanie v danom mesiaci, preto nie je možné vyplatiť finančný príspevok na stravovanie spätne (napr. za september v októbri), lebo tým nezabezpečí stravu pre zamestnancov v reálnom čase. Z toho vyplýva, že zamestnávateľ musí poskytnúť finančný príspevok na stravovanie vopred.
Formy stravovacích poukážok
Od 1. januára 2023 musí zamestnávateľ poskytovať stravné prednostne prostredníctvom elektronických stravovacích kariet. Tento spôsob je preferovaný najmä pre jeho pohodlie, lepšiu kontrolu a jednoduchšiu administráciu. Existuje však výnimka, keď musí zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi papierový gastrolístok. K tejto situácii dochádza v prípadoch, ak nie je možné použiť elektronickú kartu počas pracovnej zmeny – napr. ak zamestnanec pracuje na mieste, kde karty nie sú akceptované. V takomto prípade sa zamestnancovi musia poskytnúť papierové stravné lístky.
Táto výnimka zabezpečuje, že všetci zamestnanci majú rovnaký prístup k stravovaniu bez ohľadu na obmedzenia súvisiace s používaním elektronických kariet. Je dôležité, aby zamestnávatelia zvážili možnosti zamestnancov a v prípade potreby zabezpečili aj alternatívu vo forme papierových lístkov.
Účtovanie gastrolístkov v podvojnom účtovníctve
Papierové stravovacie poukážky predstavujú pre zamestnávateľa ceniny a podľa zákona o účtovníctve sa oceňujú ich menovitou hodnotou, ktorá je na nich uvedená. Zamestnávateľ je povinný poskytnúť gastrolístky vopred, aby si zamestnanec za ne mohol zabezpečiť stravu.
Pri odovzdaní gastrolístkov zamestnancovi sa účtujú vopred na ťarchu účtu 335 – Pohľadávky voči zamestnancom so súvzťažným zápisom v prospech účtu 213 – Ceniny. Tento účtovný zápis sa vykoná pri odovzdaní stravných lístkov zamestnancovi, čo umožňuje zamestnancovi stravovať sa na základe vopred poskytnutého stravného.
Skutočný nárok na gastrolístky podľa dochádzky zamestnanca sa účtuje na ťarchu nasledujúcich účtov s analytickým rozdelením:
- 527.100 – Zákonné sociálne náklady: suma podľa Zákonníka práce.
- 527.200 – Zákonné sociálne náklady: suma nad rámec Zákonníka práce, ktorá je daňovým výdavkom podľa zákona o dani z príjmov.
- 528 – Ostatné sociálne náklady: príspevky zamestnávateľa nad rámec Zákonníka práce, ktoré nie sú uznané ako daňový výdavok.
- 472 – Záväzky zo sociálneho fondu: príspevky zamestnávateľa na stravovanie zo sociálneho fondu.
Pri vyúčtovaní skutočného nároku sa na strane „Dal“ používa účet 335 – Pohľadávky voči zamestnancom.
Pri nákupe gastrolístkov zamestnávateľ účtuje províziu dodávateľa na ťarchu účtu 518 – Ostatné služby a v prospech účtu 321 – Dodávatelia. Poplatok za sprostredkovanie stravovacích služieb predstavuje max. 2 % z hodnoty uvedenej na stravovacej poukážke.
Príklad na účtovanie gastrolístkov
Zamestnávateľ zabezpečuje pre svojich zamestnancov gastrolístky v množstve 100 ks mesačne s nominálnou hodnotou 6,23 EUR za kus. Príspevky na 1 gastrolístok sú nasledovné:
- Príspevok zamestnávateľa (55 %): 3,43 EUR
- Príspevok zo sociálneho fondu: 1,00 EUR
- Príspevok zamestnanca (zrážka zo mzdy): 1,80 EUR
Zamestnávateľ poskytol novému zamestnancovi 21 ks gastrolístkov za mesiac september vopred. Dodávateľ gastrolístkov si účtuje províziu vo výške 2 %.
Dátum | Doklad | Účtovný zápis | Suma | MD / D |
1.8.2024 | PFA | Nákup gastrolístkov:
a) nákup 100 ks (6,23 eur x 100 ks) b) provízia (2 % z 623 EUR) c) DPH 20 % |
623 EUR 12,46 EUR 2,50 EUR |
213 / 321 518 / 321 343 / 321 |
5.8.2024 | VBÚ | Úhrada faktúry za nákup gastrolístkov | 637,96 EUR | 321 / 221 |
27.8.2024 | ID | Výdaj gastrolístkov zamestnancovi (6,23 EUR x 21ks) | 130,83 | 335 / 213 |
30.9.2024 | ID | Zúčtovanie gastrolístkov podľa skutočného nároku (21 odpracovaných dní):
a) príspevok zamestnávateľa (21 ks x 3,43 EUR) |
72,03 EUR 21 EUR |
527 / 335 472 / 335 |
15.10. | ID | Zrážka zo mzdy zamestnanca za jún za plný počet pracovných dní (21 ks x 1,80 EUR) | 37,80 EUR | 331 / 335 |
Účtovanie elektronických stravovacích kariet v podvojnom účtovníctve
Elektronické stravovacie poukážky sú zamestnávateľom poskytované prostredníctvom dobitia stravovacej karty o hodnotu zodpovedajúcu dohodnutému príspevku na stravovanie. Na rozdiel od papierových gastrolístkov nemajú elektronické karty pred dobitím hodnotu, z tohto dôvodu sa neúčtujú ako ceniny.
Podľa usmernenia Finančnej správy SR sa elektronické stravovacie karty účtujú v podsúvahe s podrobnou analytickou evidenciou pre každého zamestnanca. V podsúvahe sa zaznamenáva aj odovzdanie karty zamestnancovi. Obchodné podmienky poskytovateľa kariet však môžu v niektorých prípadoch ovplyvniť spôsob účtovania.
Pri elektronických stravovacích kartách zamestnávateľ dobíja prostriedky na kartu, ktorú zamestnanec používa na nákup jedla. Stravovacia karta sa dobíja cez poskytovateľa, ktorý následne vystaví faktúru za odobratú stravu. Dobitie elektronickej karty sa vykazuje v podsúvahovej evidencii podľa faktúry od poskytovateľa. a základe doručenej faktúry zamestnávateľ účtuje záväzok voči poskytovateľovi na účet 321 – Dodávatelia.
Náklady sa zároveň účtujú ako náklad na stravovanie na účte 527 – Zákonné sociálne náklady, a zároveň ako preddavok na účte 314 – Poskytnuté preddavky. Nabitie karty teda vytvára záväzok voči zamestnávateľovi až do okamihu, kedy sú prostriedky reálne využité zamestnancom na stravovanie. V prípade, že zamestnanec prispieva na stravovanie, účtuje sa zrážka zo mzdy na ťarchu účtu 331 – Zamestnanci a následne sa účtuje spoluúčasť na účte 335 – Pohľadávky voči zamestnancom.
Možné analytické účty:
- 527.100 – Zákonné sociálne náklady: suma podľa Zákonníka práce.
- 527.200 – Zákonné sociálne náklady: suma nad rámec Zákonníka práce, ktorá je daňovým výdavkom podľa zákona o dani z príjmov.
- 528 – Ostatné sociálne náklady: príspevky zamestnávateľa nad rámec Zákonníka práce, ktoré nie sú uznané ako daňový výdavok.
- 472 – Záväzky zo sociálneho fondu: príspevky zamestnávateľa na stravovanie zo sociálneho fondu.
- 335 – Pohľadávky voči zamestnancom: príspevok zamestnanca.
Ak zamestnávateľ dobije kartu vopred sumou, ktorá neodzrkadľuje skutočný počet odpracovaných dní (napríklad kvôli dovolenke), vzniknutý nesúlad sa vyrovná následným dobitím v zníženej hodnote o dni, na ktoré zamestnanec nemal nárok na stravovanie.
Príklad na účtovanie elektronickej stravovacej karty
Zamestnávateľ zabezpečuje stravu pre zamestnancov poskytnutím elektronických stravovacích kariet. Nominálna hodnota dobitia elektronickej karty na jeden deň je 6,23 eur. Príspevky na jeden deň sú nasledovné:
- Príspevok zamestnávateľa v zmysle Zákonníka práce = 4,68 eur
- Príspevok zamestnávateľa nad rámec Zákonníka práce = 0,95 eur
- Príspevok zo sociálneho fondu = 0,60 eur
- Príspevok zamestnanca (zrážka zo mzdy) = 0,00 eur
Suma, ktorou prispieva zamestnávateľ nad rámec, je pre zamestnanca zdaniteľným príjmom a pre zamestnávateľa daňovým výdavkom.
Dátum | Doklad | Účtovný zápis | Suma | MD / D |
1.8.2024 | PFA | Odmena za nadobudnutie stravovacích kariet: a) odmena (50 ks x 2 eur bez DPH) b) DPH 20 % |
100 EUR 20 EUR |
518 / 321 343 / 321 |
5.8.2024 | VBÚ | Úhrada odmeny za nadobudnutie stravovacích kariet | 120 EUR | 321 / 221 |
27.8.2024 | ID | Dobitie stravovacej karty zamestnancovi (6,23 x 21 ks) | 130,83 | Podsúvahová evidencia |
30.9.2024 | ID | Zúčtovanie na základe vyúčtovania od poskytovateľa (zamestnanec minul celú dobitú sumu)
a) príspevok zamestnávateľa (21 ks x 4,68 EUR) c) príspevok zo sociálneho fondu (21 ks x 0,60 EUR) |
98,28 EUR 20,16 EUR
12,60 EUR |
527.1 / 321 527.2 / 321
472 / 321 |
Výber medzi papierovými gastrolístkami a elektronickými kartami
Elektronické stravovacie karty ponúkajú vyššiu úroveň pohodlia, lepšiu kontrolu a úsporu administratívnych nákladov. Na druhej strane papierové gastrolístky zostávajú nevyhnutnou alternatívou tam, kde nie sú technické možnosti na využívanie elektronických kariet. Voľba medzi týmito formami závisí od konkrétnych potrieb zamestnancov a možností zamestnávateľa, s cieľom zabezpečiť pohodlné a efektívne poskytovanie stravného pre všetkých.
Účtovanie stravného v podvojnom účtovníctve môže byť náročnou úlohou, najmä ak sa berú do úvahy rôzne formy stravovania a zložité pravidlá spojené s daňovým uznaním nákladov. Preto je dôležité mať po svojom boku profesionálneho partnera, ktorý vám pomôže zabezpečiť správne a efektívne vedenie účtovníctva.
Náš tím skúsených účtovníkov vám rád poskytne individuálne riešenia, ktoré ušetria váš čas a minimalizujú riziko chýb v účtovníctve.