Účtovníctvo pre e-shopy
Dátum: 27.02.2024
Rozhodli ste sa v tomto roku začať svoju novú pracovnú etapu alebo máte nápad a chystáte sa ho zrealizovať? V súčasnej digitálnej dobe je prevádzkovanie e-shopu nevyhnuté pre väčšinu podnikateľov. Nad online obchodom neuvažujú len začínajúci podnikatelia, ale aj tí zabehnutí, ktorých postupne valcuje konkurencia.
Ako sa správne pripraviť na spustenie internetového obchodu a aké sú kľúčové prvky jeho úspechu? Čo všetko sa skrýva za jeho prevádzkou? Je vhodnejšie prispôsobiť e-shop potrebám účtovníka, alebo naopak?
Právna forma e-shopu
Pred spustením e-shopu je nevyhnutné stanoviť právnu formu podnikania. Rozhodovať sa medzi živnosťou a s. r. o., závisí od Vašich preferencií. Informácie, ktoré Vám pomôžu rozhodnúť sa nad správnou formou podnikania, nájdete v tomto článku.
Pokiaľ ste podnikateľ s existujúcim podnikaním, proces zakladania internetového obchodu sa pre Vás stáva o niečo plynulejší. Poznáte rozsah trhu, svoju cieľovú skupinu a máte stanovenú právnu formu podnikania. V podstate len rozširuje svoje podnikanie o nový distribučný kanál.
Doprava a platba
Na prvý pohľad to tak možno ani nevyzerá, ale doprava a platba predstavujú dôležitú súčasť účtovníctva. V rámci dopravy musíte ako e-shop riešiť minimálne export údajov pre rôzne prepravné spoločnosti. Zároveň je nevyhnutné nastaviť prichádzajúce platby tak, aby boli štruktúrované a jednoznačne identifikovateľné pre účtovníka.
Rovnako dôležitým aspektom je správa platieb. Na začiatku prevádzkovania e-shopu môže byť postačujúce ponúkať základné možnosti platieb. Mnoho e-shopov si vystačí aj s platbou na dobierku. Zákazníci Vám zaplatia za objednávku až v momente prevzatia zásielky. V minulosti bola platba na dobierku spojená s hotovosťou, v súčasnosti je bežné, že za dobierku umožníte zaplatiť zákazníkovi aj kartou. Avšak dobre fungujúci online obchod začne časom uvažovať nad ďalšími možnosťami platieb. Práve tie môžu zabezpečiť pohodlie pre zákazníkov a prispieť k rozširovaniu vašej potenciálnej klientely. Platba cez platobné brány je jednou z najbežnejších metód v súčasnosti, ale jej implementácia si vyžaduje aj riešenie prenosu dát do účtovníctva.
Ako fakturovať e-shop
Začínajúci e-shop by mal v úvode dôkladne zvážiť spôsob fakturácie a spôsob prijímania platby za tovar alebo službu. Jeden z rozhodujúcich faktorov je realizácia platby. Za tovar budú zákazníci uhrádzať prostriedky vopred alebo až pri doručení tovaru (dobierkou)? V prípade platby vopred je nevyhnutné, aby e- shop vystavil zálohovú faktúru. Ak ste platiteľom DPH a dodanie tovaru je podmienené príjmom platby, je potrebné vytvoriť daňový doklad k prijatej platbe s dátumom dodania zhodným s dátumom platby. Faktúra musí byť vystavená najneskôr do 15 dní od dátumu doručenia tovaru alebo poskytnutia služby. V prípade platby pred dodaním tovaru alebo služby vzniká daňová povinnosť okamžite po prijatí platby. Po dodaní tovaru alebo poskytnutí služby by mal e-shop vystaviť vyúčtovaciu faktúru za dodaný tovar alebo službu.
Pokiaľ zákazník zaplatí za tovar alebo službu pri dodaní, tak Vám postačí vyhotoviť samotnú faktúru. Tú následne zákazník zaplatí formou dobierky alebo prevodom na účet.
Pri prevádzkovaní e-shopu sa vyskytnú prípady, kedy zákazník tovar vráti alebo si ho ani nevyzdvihne. V prípade vrátenia tovaru a akceptovania reklamácie je potrebné vystaviť dobropis. Rovnaký postup platí aj v prípade, že zákazník tovar nevyzdvihne. Tieto kroky sú vyplývajúce z legislatívy, konkrétne z § 25 ods. 1 písm. a) zákona o DPH, ktorý upravuje úpravu základu dane pri úplnom alebo čiastočnom zrušení dodávky tovaru alebo služby.
Na vystavovanie faktúr sa Vám ponúka hneď niekoľko riešení. Na prvý pohľad môže začiatok podnikania pôsobiť jednoducho. S malým počtom objednávok je možné všetko zvládnuť manuálne. S rastom Vášho podnikania, zvýšením objemov objednávok a následne aj počtom faktúr zistíte, že procesy účtovníctva Vám berú viac času než samotné plnenie objednávok. Najjednoduchším riešením sú fakturačné funkcie priamo v e-shope, avšak väčšine podnikateľov budú rovnako časom nedostatočné. Z tohto dôvodu je od začiatku dôležité, mať taký systém vystavovania faktúr, ktorý bude zároveň kompatibilný aj s účtovným softvérom Vášho účtovníka.
Existuje mnoho rozširujúcich modulov, ktoré Vám vie poskytovateľ riešenia Vášho e-shopu ponúknuť. Medzi základné funkcie patrí vystavovanie faktúr, zálohové faktúry, dobropisy a dodacie listy. K pokročilejším funkciám patrí automatické vystavovanie faktúr ku každej objednávke, automatické párovanie platieb, vytvorenie jednoduchej šablóny dokumentov a napojenie na účtovnícky softvér.
Pokiaľ nemáte e-shop napojený na účtovný systém, faktúry síce ukladáte do administratívy e-shopu, ale stále je potrebné manuálne zaznamenávať a prepisovať ich sumy do daňovej evidencie. Fakturačná aplikácia vedie daňovú evidenciu za Vás a automaticky do nej sťahuje dáta z faktúr. Vďaka fakturačnej aplikácii a účtovnému programu viete porovnávať rôzne analytické dáta. Máte prehľad o tom koľko ste vyfakturovali za deň, týždeň alebo za celý rok. Výnosy a náklady vidíte zrozumiteľne zobrazené v grafoch. Pokiaľ máte okrem e-shopu aj ďalšie príjmy, evidujete ich všetky na jednom mieste.
Vedenie účtovníctva v e-shope
E-shop založený formou živnosti má možnosť voľby medzi paušálnymi a skutočnými výdavkami počas kalendárneho roka, t. j. zdaňovacieho obdobia. Ak sa rozhodnete pre skutočné výdavky, môžete si zvoliť, či budete viesť daňovú evidenciu, jednoduché účtovníctvo alebo podvojné účtovníctvo. V prípade, že e-shop uplatňuje paušálne výdavky alebo viedol daňovú evidenciu, nekvalifikuje sa ako účtovná jednotka. Naopak, e-shop založený formou s. r. o. nemá možnosť voľby pri forme uplatnenia výdavkov ani pri forme vedenia účtovníctva. Pri založení s. r. o. máte povinnosť viesť podvojné účtovníctvo.
Ak ako podnikateľ nemáte priestor venovať sa vedeniu účtovníctva, je pre Vás výhodnejšie investovať do externého účtovného servisu. Mnoho účtovníkov a účtovných firiem si účtuje poplatky podľa počtu účtovných položiek.
V prípade, že prevádzkujete e-shop formou s. r. o. a zároveň vystupujete ako platiteľ DPH, jedna vystavená faktúra pre Vás môže znamenať až tri účtovné položky, pričom úhrada faktúry predstavuje jednu účtovnú položku. Avšak v prípade prepojenia e-shopu s účtovným softvérom je možné počet položiek znížiť nakoľko nedochádza k manuálnemu zadávaniu dokladov do účtovníctva účtovníkom ale pri správnom nastavení môžu byť doklady zaúčtované automaticky pomocou softvéru. .
Prevádzka e-shopu v rámci živnostenského podnikania môže byť lacnejšia. Pri jednoduchom účtovníctve (daňovej evidencii, v evidencii k paušálnym výdavkom) platí živnostník za zaúčtovanie faktúry a úhrady sumu vo výške 2 účtovných položiek. Nemusí to však byť pravidlo. Niekedy účtovníci účtujú pevnú sumu za svoje služby mesačne, bez ohľadu na počet účtovných položiek. To znamená, že za účtovníctvo v e-shope budete platiť rovnakú sumu, bez ohľadu na objem vykonaných účtovných operácií.
Pokiaľ je Vaša spoločnosť dostatočne veľká, zabehnutá a má voľné prostriedky, alternatívou pre Vás môže byť aj zamestnanie vlastného účtovníka. Na zjednodušenie práve môžete použiť rôzne softvéry a online nástroje, ktoré umožňujú automatický prenos objednávok, automatizáciu faktúr, sledovanie online stavu skladu alebo prepojenie s kuriérskymi spoločnosťami. Údaje, ktoré sú v rámci faktúr zautomatizované, nemusí účtovník manuálne prepisovať do účtovných dokladov. Takýmto exportovaním faktúr do účtovníctva viete zároveň znížiť náklady na vedenie účtovníctva.
Záver
Účtovníctvo a prevádzkovanie e-shopu sú medzi sebou poprepájané a od seba neoddeliteľné. Pred spustením e-shopu sa je dobré zvážiť konzultáciu a nechať si poradiť od kvalifikovaného účtovníka. V prípade akýchkoľvek otázok sme tu pre Vás. Pokiaľ sa chystáte prevádzkovať e-shop a ešte ste nenašli toho správneho účtovníka, radi to za Vás prevezmeme.